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Karine Dutemple
Karine
Dutemple

(Rédactrice)

10 conseils pour réussir l'implantation de votre ERP

Si vous êtes déjà convaincu de l’utilité d’avoir un ERP pour assurer la gestion des informations au sein de votre entreprise, encore faut-il que vous soyez à même de réussir son implantation pour en tirer les pleins bénéfices. Voici donc nos meilleurs conseils pour réussir ce processus. 

Comment réussir l’implantation de votre ERP

Choisir un ERP

1. Déterminez les besoins de l’entreprise

En tout logique, vous ne pouvez pas passer outre l’étape de débuter une réflexion sur vos besoins en matière de gestion de l’information. Dans quels secteurs précisément avez-vous besoin d’un meilleur traitement de vos renseignements ? Pour répondre à cette question, passez en revue chacun des secteurs et demandez-vous:

  • Quels sont les défis qu’il doit relever?
  • À quels objectifs doit-il répondre?
  • Quel flux d’informations reçoit-il?

Une fois les données compilées, vous serez maintenant en mesure de déterminer si vous avez réellement besoin d’un ERP pour atteindre un degré d’efficience plus élevé en fonction des objectifs que vous souhaitez atteindre. Également, vous pourrez déterminer quels secteurs devraient bénéficier de l’implantation du CRM en premier.

2. Choisissez votre ERP judicieusement

Comme il est possible de comparer l’offre d’ERP sur le marché à celle des CRM, il sera nécessaire que vous vous penchiez sur une étude attentive des options disponibles. Si vous choisissez un ERP qui ne répond pas suffisamment aux spécificités des besoins de votre entreprise vous vous retrouverez avec un logiciel qui aura besoin d’un investissement monétaire supplémentaire pour être modifié.

Si votre niveau de connaissance en informatique est trop bas pour vous permettre de sélectionner un ERP avec assurance, faites appel à un professionnel. Un consultant pourra vous appuyer dans la recherche du meilleur ERP en fonction des objectifs que vous poursuivez. Soyez toutefois précis dans les exigences dont vous lui ferez part et indiquez clairement le budget dont vous disposez pour éviter tout malentendu.

Graphique avec personnes devant

Photo: Pixabay

3. Triez vos données et demandez conseil pour choisir le bon type d’hébergement pour l'ERP

Prenez un instant pour évaluer en quoi les données que vous possédez en ce moment sont pertinentes. Cela vous mettra sur la bonne voie pour effectuer un tri, étape préliminaire importante avant de débuter l’implantation de votre ERP. Une fois cette étape complétée, vous devriez vous pencher sur le choix du mode d’hébergement qui se prêtera le mieux à vos besoins. N'hésitez pas à demander conseil pour faire le meilleur choix possible. 

L’implantation du ERP auprès de vos employés

4. Qui sera en charge du projet?

Idéalement, vous devriez choisir plusieurs responsables pour assurer le déploiement de votre ERP. Ces personnes seront des références très utiles pour répondre à quiconque aurait des questions relativement à l’utilisation des nouvelles applications et pour s’assurer que ces dernières permettent d’atteindre les objectifs poursuivis par l’implantation du ERP.

S’il peut être souhaitable de faire appel à plus d’un responsable pour soutenir le déroulement de ce long processus, l’important est surtout de bénéficier des compétences de quelqu’un qui a les connaissances nécessaires pour le faire. Si vous ne pouvez trouver dans votre entreprise un employé qui possède un degré suffisant d'expertise pour assumer cette tâche, n’hésitez pas à faire appel à quelqu’un de l’extérieur.

5. Pour ou contre l’assistance externe pour l’implantation d’un ERP?

L’implantation réussie d’un ERP dépend d’un très grand nombre de facteurs. Tel qu’illustré précédemment dans le cadre de cet article, il est possible que vous puissiez réussir par vous-même l’implantation de votre ERP sans assistance externe.

Il faut tout de même souligner que cette réalité n’est pas celle de toutes les entreprises. Si le recours à une expertise externe s’avère la meilleure solution dans certains cas, il ne faut jamais oublier que les employés doivent avoir une part active dans ce processus.

Ainsi, si vous choisissez de faire appel à des consultants pour supporter l’implantation du ERP, impliquez vos employés dans le processus. Ces derniers pourront s’adapter progressivement aux nouvelles modalités d’usage et profiteront des connaissances apportées par les ressources externes.

6. Formez vos employés

Assurez-vous de fournir une formation adéquate à vos employés. Il est vrai que l’apprentissage et l’acquisition d’une certaine aisance se fera au fil du temps, mais il est absolument essentiel de guider vos employés dans ce processus. Autrement, la frustration pourra vite s’installer, ce qui n’aidera en rien l’usage qui sera fait du nouveau système.

7. Tirez profit de leurs commentaires

N’oubliez pas que les premiers concernés par l’implantation du CRM sont vos employés, car ceux-ci travaillent avec lui au quotidien. Prenez donc leur avis en considération, cela fera en sorte de les inclure dans cet important changement opéré au sein de votre entreprise. De plus, vous serez certain que tous sont en mesure d'utiliser le ERP à son plein potentiel.

Dessin groupe de personnes

Photo: Pixabay

8. Testez votre ERP

Une fois votre système implanté, configuré et optimisé, le moment est venu d’entamer la phase de test et de paramétrage. Cette dernière vous permettra de modifier certains modules et de les personnaliser afin qu’ils répondent à vos besoins avec une plus grande précision. Toutefois, gardez en tête qu’un développement personnalisé pourrait avoir un impact sur votre capacité à remodifier les applications en question dans le futur, si le besoin se présente.

Sachez qu’il est possible de tester le ERP dans un environnement test. Cette mesure offrira la chance à tous ceux qui l’emploient de se familiariser avec son usage sans causer de dommages ou de pertes de données sur le vrai système. Par le fait même, des lacunes peuvent automatiquement être repérées et faire l’objet d’une amélioration.

9. Améliorez votre système

Au fil du temps, il sera nécessaire de continuer à investir sur le développement de votre logiciel. Un examen annuel pourrait d’ailleurs être profitable pour repérer les aspects moins performants qui affectent le rendement des applications. Plusieurs points pourront faire l’objet d’un examen dont :

  • la simplification des processus ;
  • l’ajout de séances de formation pour les aspects moins bien exploités par les usagers ;
  • la mise à niveau de certaines applications.

10. L’adaptation : un chemin à parcourir dans les deux sens

Comme le ERP est en fait un produit, il est bien entendu normal de considérer son achat en fonction des besoins particuliers de l’organisation. Néanmoins, il faut accepter l’idée qu’il sera essentiel que les façons de faire de l’entreprise soient modifiées ne serait-ce que partiellement pour mieux bénéficier des atouts du ERP. Ne pas adopter cette posture d’ouverture face à la structure du ERP entraînera des modifications et des mises à niveau particulièrement coûteuses dans le futur.

Photo de couverture : Pixabay

Karine Dutemple

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